Es posible que al comenzar una empresa o negocio, tengamos claro las Ɣreas y funciones clave que nos permita lograr los objetivos, pero conforme incorporamos mƔs personas, Ɣreas y funciones perdemos el hilo de lo que sucede en cada parte del proceso e ir perdiendo el enfoque real.
Cuando una organizaciĆ³n no cuenta con un sistema de control interno, corre el riesgo de incurrir en sobrecostos, deficiencias en la calidad y multas.
Es por ello, que ademĆ”s de contar con un organigrama, la definiciĆ³n de funciones y tener claros los ciclos de transacciĆ³n, es indispensable contar con una serie de pasos para el adecuado registro en el uso de los recursos y actividades dentro de la compaƱĆa. Considerando que si algo falla en este proceso de registro, esto repercute en desviaciones entre la realidad operativa y capital de la empresa, con respecto a sus activos. Es por esa razĆ³n que el control interno debe ser parte de un sistema de operaciones ordenado y encadenado. Incluyendo, mecanismos de supervisiĆ³n y autorizaciĆ³n que garanticen el funcionamiento ordenado, secuencial y transparente de la misma.
A nivel organizacional se podrĆan presentar alguno de los siguientes 13 Riesgos por falta de un Sistema de Control Interno:
Sobrecostos o costos innecesarios por controles excesivos o trabajo redundante.
Deficiencias en la calidad.
Impactos negativos en la reputaciĆ³n de la organizaciĆ³n.
Multas o sanciones impuestas por los entes reguladores.
AfectaciĆ³n a la integridad de la informaciĆ³n.
Resultados con errores.
Estados financieros incorrectos, entre otros.
Descuido del patrimonio
Fuga de informaciĆ³n o informaciĆ³n limitada para la toma de decisiones
Problemas estructurales
Actos de mala fe
Problemas de crecimiento y desarrollo
Fraudes y desfalcos
ĀæCĆ³mo prevenir o evitar estos riesgos?
La respuesta estĆ” en un sistema de control interno que es un conjunto de normas, polĆticas y mecanismos por el cual se vigila el uso adecuado de los recursos y la ejecuciĆ³n correcta de las actividades.
Es primordial que se conozca hacia dĆ³nde va la organizaciĆ³n, cĆ³mo lo va a lograr, la estructura del talento humano y que todo estĆ© documentado para que sea de conocimiento oportuno de todos los interesados y asĆ lograr una adecuada aplicaciĆ³n.
Por otra parte, la empresa debe tener clara la estrategia que aplicarƔ para conseguir los objetivos trazados, llevƔndolos a planes e indicadores que se puedan medir para identificar desviaciones y que se tomen decisiones oportunas.
TambiĆ©n se deben evaluar los riesgos, identificar los puntos en el desarrollo de los procesos sobre los cuales se deben establecer controles, por lo que se deben identificar cuĆ”les serĆan las posibles desviaciones y cuĆ”les de estas impactan en la consecuciĆ³n de los objetivos.
De la mano de lo anterior, se debe hacer un monitoreo constante, una revisiĆ³n periĆ³dica que permita identificar si los controles implementados son efectivos. En caso de no serlos, se deben establecer los cambios necesarios para lograr el Ć©xito de los controles e informar a la direcciĆ³n de la organizaciĆ³n cuando hay desviaciones para que se tomen las medidas a tiempo.
AsĆ, en la evaluaciĆ³n del sistema de control interno el auditor o revisor fiscal podrĆa comprobar todas las operaciones, mermas o pĆ©rdida de producto en almacĆ©n o de dinero, o cuando simplemente nuestra rentabilidad va a la baja con mayor certeza.
ĀæQuĆ© objeto tiene entonces el Control Interno?
El control interno entrega un valioso apoyo a la gestiĆ³n de una organizaciĆ³n, asegurando procesos de trazabilidad transparentes y seguros. Algunos de sus beneficios son:
Permite delegar funciones con mecanismos de supervisiĆ³n y autorizaciĆ³n claras
Evita conflictos entre Ɣreas y/o puestos
Facilita la segregaciĆ³n de funciones
Elimina re trabajos, duplicidad de funciones y actividades innecesarias
Propicia procesos administrativos estandarizados y automatizados
Sienta las bases de estƔndares de calidad para productos y servicios
Por ello su importancia radica en que las empresas, independiente de su estructura y tamaƱo, implementen algĆŗn sistema de control interno, a fin de llevar un mejor registro sobre sus activos y puedan diagnosticar dĆ³nde se producen desviaciones y asĆ establecer procesos de mejora continua.
ĀæQuiĆ©n es el responsable de implementar el Control Interno?
Inicia con el compromiso de la Alta DirecciĆ³n y la constituciĆ³n de un ComitĆ© responsable de conducir el proceso. Posteriormente, y si la estructura de la empresa lo requiere se habilita la figura de Contralor, revisor fiscal o auditor externo quien corrobora que los sistemas de control interno, tales como el control financiero de gastos, el control de existencias, el control de uso de bienes de la empresa, y el control de entrada y salida de personas, sea aplicado y cumpla con su objetivo de prevenciĆ³n, trazabilidad y transparencia. Por lo que, debe estar a cargo una persona ordenada, organizada y con capacidad para trabajar en escenarios de alta demanda.
ĀæUn software de gestiĆ³n empresarial tipo ERP es suficiente para mantener el control?
No. Un sistema de gestiĆ³n empresarial por mĆ”s sofisticado que sea, por sĆ sĆ³lo no puede garantizar el buen funcionamiento de una empresa. Incluso se recomienda iniciar con un proceso de Control Interno antes de pensar en la implementaciĆ³n de este tipo de tecnologĆa, ya que los mecanismos de control, junto con el organigrama y la definiciĆ³n de procesos, son elementos sustanciales para operar y sirven de guĆa sobre la cual basar la elecciĆ³n de un software ERP. Con lo cual se vuelven aĆŗn mĆ”s potentes y Ćŗtiles para las empresas.
ConclusiĆ³n
El Control Interno constituye un elemento clave para prevenir y disminuir riesgos mediante la definiciĆ³n de pasos para el registro de recursos y activos clave.
No dudes en buscar mĆ”s informaciĆ³n sobre el Control Interno y como implementarlo en tu empresa. En ProValorem podemos ayudarte.
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