Es posible que al comenzar una empresa o negocio, tengamos claro las áreas y funciones clave que nos permita lograr los objetivos, pero conforme incorporamos más personas, áreas y funciones perdemos el hilo de lo que sucede en cada parte del proceso e ir perdiendo el enfoque real.
Cuando una organización no cuenta con un sistema de control interno, corre el riesgo de incurrir en sobrecostos, deficiencias en la calidad y multas.
Es por ello, que además de contar con un organigrama, la definición de funciones y tener claros los ciclos de transacción, es indispensable contar con una serie de pasos para el adecuado registro en el uso de los recursos y actividades dentro de la compañía. Considerando que si algo falla en este proceso de registro, esto repercute en desviaciones entre la realidad operativa y capital de la empresa, con respecto a sus activos. Es por esa razón que el control interno debe ser parte de un sistema de operaciones ordenado y encadenado. Incluyendo, mecanismos de supervisión y autorización que garanticen el funcionamiento ordenado, secuencial y transparente de la misma.
A nivel organizacional se podrían presentar alguno de los siguientes 13 Riesgos por falta de un Sistema de Control Interno:
Sobrecostos o costos innecesarios por controles excesivos o trabajo redundante.
Deficiencias en la calidad.
Impactos negativos en la reputación de la organización.
Multas o sanciones impuestas por los entes reguladores.
Afectación a la integridad de la información.
Resultados con errores.
Estados financieros incorrectos, entre otros.
Descuido del patrimonio
Fuga de información o información limitada para la toma de decisiones
Problemas estructurales
Actos de mala fe
Problemas de crecimiento y desarrollo
Fraudes y desfalcos
¿Cómo prevenir o evitar estos riesgos?
La respuesta está en un sistema de control interno que es un conjunto de normas, políticas y mecanismos por el cual se vigila el uso adecuado de los recursos y la ejecución correcta de las actividades.
Es primordial que se conozca hacia dónde va la organización, cómo lo va a lograr, la estructura del talento humano y que todo esté documentado para que sea de conocimiento oportuno de todos los interesados y así lograr una adecuada aplicación.
Por otra parte, la empresa debe tener clara la estrategia que aplicará para conseguir los objetivos trazados, llevándolos a planes e indicadores que se puedan medir para identificar desviaciones y que se tomen decisiones oportunas.
También se deben evaluar los riesgos, identificar los puntos en el desarrollo de los procesos sobre los cuales se deben establecer controles, por lo que se deben identificar cuáles serían las posibles desviaciones y cuáles de estas impactan en la consecución de los objetivos.
De la mano de lo anterior, se debe hacer un monitoreo constante, una revisión periódica que permita identificar si los controles implementados son efectivos. En caso de no serlos, se deben establecer los cambios necesarios para lograr el éxito de los controles e informar a la dirección de la organización cuando hay desviaciones para que se tomen las medidas a tiempo.
Así, en la evaluación del sistema de control interno el auditor o revisor fiscal podría comprobar todas las operaciones, mermas o pérdida de producto en almacén o de dinero, o cuando simplemente nuestra rentabilidad va a la baja con mayor certeza.
¿Qué objeto tiene entonces el Control Interno?
El control interno entrega un valioso apoyo a la gestión de una organización, asegurando procesos de trazabilidad transparentes y seguros. Algunos de sus beneficios son:
Permite delegar funciones con mecanismos de supervisión y autorización claras
Evita conflictos entre áreas y/o puestos
Facilita la segregación de funciones
Elimina re trabajos, duplicidad de funciones y actividades innecesarias
Propicia procesos administrativos estandarizados y automatizados
Sienta las bases de estándares de calidad para productos y servicios
Por ello su importancia radica en que las empresas, independiente de su estructura y tamaño, implementen algún sistema de control interno, a fin de llevar un mejor registro sobre sus activos y puedan diagnosticar dónde se producen desviaciones y así establecer procesos de mejora continua.
¿Quién es el responsable de implementar el Control Interno?
Inicia con el compromiso de la Alta Dirección y la constitución de un Comité responsable de conducir el proceso. Posteriormente, y si la estructura de la empresa lo requiere se habilita la figura de Contralor, revisor fiscal o auditor externo quien corrobora que los sistemas de control interno, tales como el control financiero de gastos, el control de existencias, el control de uso de bienes de la empresa, y el control de entrada y salida de personas, sea aplicado y cumpla con su objetivo de prevención, trazabilidad y transparencia. Por lo que, debe estar a cargo una persona ordenada, organizada y con capacidad para trabajar en escenarios de alta demanda.
¿Un software de gestión empresarial tipo ERP es suficiente para mantener el control?
No. Un sistema de gestión empresarial por más sofisticado que sea, por sí sólo no puede garantizar el buen funcionamiento de una empresa. Incluso se recomienda iniciar con un proceso de Control Interno antes de pensar en la implementación de este tipo de tecnología, ya que los mecanismos de control, junto con el organigrama y la definición de procesos, son elementos sustanciales para operar y sirven de guía sobre la cual basar la elección de un software ERP. Con lo cual se vuelven aún más potentes y útiles para las empresas.
Conclusión
El Control Interno constituye un elemento clave para prevenir y disminuir riesgos mediante la definición de pasos para el registro de recursos y activos clave.
No dudes en buscar más información sobre el Control Interno y como implementarlo en tu empresa. En ProValorem podemos ayudarte.
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